Sociedad inactiva: qué obligaciones fiscales y contables sigues teniendo aunque no factures

Dejar de facturar no supone que una sociedad deje de tener obligaciones. Aunque haya cesado su actividad y haya comunicado esta situación a Hacienda, la empresa continúa existiendo jurídicamente mientras no se disuelva, liquide y extinga.

Por tanto, una sociedad inactiva debe seguir atendiendo determinadas obligaciones fiscales, contables y mercantiles. El Impuesto sobre Sociedades, la contabilidad, los libros o las cuentas anuales siguen formando parte del calendario de sus administradores. Conocer estas obligaciones resulta fundamental para evitar sanciones y problemas como el cierre de la hoja registral.

¿Qué es una sociedad inactiva?

Una sociedad inactiva es una empresa que ha dejado de desarrollar las actividades económicas que venía realizando, pero mantiene su personalidad jurídica porque todavía no se ha extinguido.

Esta situación debe diferenciarse de la disolución y liquidación. Comunicar la inactividad a la Agencia Tributaria permite informar del cese de las actividades empresariales o profesionales y modificar las obligaciones tributarias asociadas a ellas, pero la sociedad continúa existiendo.

Esto explica por qué una empresa que no emite facturas ni desarrolla su actividad puede seguir teniendo que presentar declaraciones, llevar su contabilidad, legalizar libros y formular y depositar sus cuentas anuales.

Además, mantener una sociedad inactiva durante demasiado tiempo tiene consecuencias societarias. La Ley de Sociedades de Capital establece que el cese en el ejercicio de la actividad constituye causa de disolución y considera que este se produce, en particular, tras un periodo de inactividad superior a un año.

Cómo comunicar la inactividad a Hacienda

Cuando una sociedad mercantil cesa en todas sus actividades económicas debe comunicarlo a la Agencia Tributaria mediante una declaración censal de modificación, modelo 036, en el plazo de un mes desde que se produzca el cese, de acuerdo con lo previsto en el artículo 10.3 del Real Decreto 1065/2007, por el que se aprueba el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria.

En ella debe indicarse como causa de presentación que la persona jurídica o entidad deja de ejercer todas sus actividades empresariales o profesionales, sin que ello suponga todavía su extinción, e informar de la fecha efectiva del cese.

La comunicación permite dar de baja las obligaciones tributarias periódicas que ya no correspondan como consecuencia de la actividad. Por ejemplo, si deja de realizar operaciones sujetas al IVA, ya no tendrá que seguir presentando periódicamente el modelo 303 por esa actividad una vez tramitada correctamente la baja, después de presentar la autoliquidación del último periodo en que hubo actividad y, si está obligada, el resumen anual (modelo 390) de ese ejercicio. Lo mismo ocurre con otras obligaciones periódicas cuando desaparecen las circunstancias que las originaban. En cambio, si la sociedad sigue pagando rentas sujetas a retención (por ejemplo, el alquiler de un local o facturas profesionales), mantendrá la obligación de presentar los modelos 115 o 111 que correspondan.

Sin embargo, esta baja censal no elimina la obligación de presentar el Impuesto sobre Sociedades. La AEAT especifica que una sociedad que era contribuyente del impuesto debe continuar presentando sus declaraciones hasta su total extinción.

Tampoco desaparecen por comunicar el cese las obligaciones mercantiles y contables propias de una sociedad que continúa existiendo.

Checklist: Obligaciones que mantiene una sociedad inactiva

Aunque no exista actividad económica, cada ejercicio deben seguir controlándose varias obligaciones:

• Presentar el Impuesto sobre Sociedades. Las sociedades inactivas continúan obligadas a presentar el modelo 200. La Ley del Impuesto sobre Sociedades obliga con carácter general a sus contribuyentes a presentar la declaración y la AEAT incluye expresamente a las sociedades inactivas entre los obligados.
• Identificar correctamente la inactividad en el modelo 200. La declaración dispone de la casilla correspondiente a “Entidad inactiva”, que debe utilizarse cuando se cumplan las condiciones establecidas para ello. Que no exista cuota a ingresar no elimina la obligación de presentar la declaración.
• Mantener la contabilidad y legalizar los libros. La sociedad sigue sometida a sus obligaciones contables. Entre los libros obligatorios se encuentran el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. También deben legalizarse los libros societarios que correspondan, como el libro de actas. Puedes consultar más información sobre los libros contables.
• Legalizar los libros telemáticamente. Los libros obligatorios deben cumplimentarse en soporte electrónico y legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
• Formular, aprobar y depositar las cuentas anuales. Los administradores deben formularlas dentro de los tres meses siguientes al cierre. La junta general debe aprobarlas dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio (artículos 253 y 164 de la Ley de Sociedades de Capital). Una vez aprobadas, deben presentarse para su depósito en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente. Puedes consultar los plazos de las cuentas anuales.
• Atender las notificaciones electrónicas. Las personas jurídicas están obligadas a recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones de la AEAT. La inactividad de la sociedad no elimina esta obligación.

Por tanto, “inactiva” no significa “sin obligaciones”: mientras la sociedad exista jurídicamente, continúa sujeta a una parte importante de sus responsabilidades formales.

Tabla resumen: qué pasa si una sociedad inactiva deja de cumplir

Los incumplimientos pueden acumularse ejercicio tras ejercicio, haciendo más compleja la regularización cuanto más tiempo permanezcan pendientes.

La falta de depósito de las cuentas merece especial atención. Transcurrido un año desde el cierre del ejercicio sin haberse practicado el depósito de las cuentas debidamente aprobadas, el Registro Mercantil no inscribirá, con determinadas excepciones legales, documentos relativos a la sociedad mientras persista el incumplimiento.

Además, la Ley de Sociedades de Capital contempla multas de 1.200 a 60.000 euros, que impone el ICAC (hasta 300.000 euros por cada año de retraso si la facturación anual supera los 6 millones de euros, artículo 283), por incumplir la obligación de depósito. Dejar pasar varios ejercicios no soluciona el problema ya que para depositar las cuentas de un ejercicio pueden resultar necesarias las correspondientes a ejercicios anteriores pendientes.

¿Cuánto tiempo puede estar inactiva una sociedad?

Fiscalmente, comunicar la inactividad no establece por sí mismo una fecha automática de extinción. Mientras la sociedad siga existiendo, continuará manteniendo las obligaciones que correspondan, entre ellas la presentación del Impuesto sobre Sociedades.

Sin embargo, desde el punto de vista mercantil existe un límite que no debe ignorarse. El artículo 363 de la Ley de Sociedades de Capital establece como causa de disolución el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyen el objeto social y señala expresamente que se entenderá producido ese cese después de un periodo de inactividad superior a un año.

Por tanto, superar un año sin actividad no provoca por sí solo la desaparición automática de la sociedad, pero sí genera una causa legal de disolución que debe ser atendida conforme a la normativa societaria.

Si la intención es no retomar la actividad, mantener indefinidamente la empresa como inactiva no equivale a cerrarla. Para extinguirla será necesario realizar el correspondiente proceso de disolución y liquidación y comunicar finalmente su extinción.

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Una sociedad sin actividad no genera facturas, pero continúa generando plazos. El Impuesto sobre Sociedades, la legalización de libros y las cuentas anuales deben seguir formando parte del calendario mientras la empresa mantenga sus obligaciones.

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