Cómo contabilizar la variación de existencias en el cierre del ejercicio

Al cierre del ejercicio, la empresa debe comprobar que el valor registrado en contabilidad coincide con las existencias que realmente mantiene. Esta regularización permite determinar correctamente el consumo del ejercicio y reflejar el valor del inventario final en el balance. El Plan General de Contabilidad (PGC), aprobado por el Real Decreto 1514/2007, regula el tratamiento y la valoración de las existencias. Además, la Agencia Tributaria contempla la variación de existencias al determinar el rendimiento de actividades económicas en estimación directa.

La contabilización de la variación de existencias sirve precisamente para ajustar la diferencia entre el inventario con el que comenzó el ejercicio y el que existe al finalizarlo. 

¿Qué es el ajuste de inventario y por qué es vital al cierre?

El ajuste de inventario consiste en registrar la diferencia entre las existencias iniciales y finales de un periodo contable. Durante el ejercicio, las compras de mercaderías, materias primas y otros aprovisionamientos se contabilizan como gastos, pero una parte de esos bienes puede permanecer almacenada al finalizar el año.

Por este motivo, las compras realizadas durante el ejercicio no equivalen necesariamente al consumo real. De forma simplificada, este último puede entenderse mediante la siguiente relación:

Consumo = existencias iniciales + compras – existencias finales

Si las existencias finales son superiores a las iniciales, se ha producido un aumento del inventario. Esa variación permite minorar el efecto de los aprovisionamientos sobre el resultado, ya que una parte de lo comprado todavía permanece en la empresa.

En cambio, cuando las existencias finales son inferiores a las iniciales, la disminución supone un mayor consumo durante el ejercicio y tiene un efecto negativo sobre el resultado.

Para realizar correctamente este cálculo también es necesario valorar el inventario siguiendo la Norma de Registro y Valoración 10.ª del PGC. Como regla general, las existencias se valoran por su coste, ya sea el precio de adquisición o el coste de producción, según corresponda.

No debe confundirse este ajuste con el deterioro de las existencias. La variación actualiza contablemente el inventario existente, mientras que el deterioro responde a una pérdida de valor cuando el valor neto realizable de las existencias es inferior a su coste.

Pasos y cuentas clave según el Plan General Contable

Para realizar la contabilización de la variación de existencias de forma estructurada, debes seguir estos pasos y utilizar los subgrupos adecuados:

1. Anular las existencias iniciales. Primero se elimina el saldo de existencias con el que comenzó el ejercicio. Para ello, se carga la correspondiente cuenta de variación y se abona la cuenta de existencias del grupo 3.
2. Registrar las existencias finales. Una vez realizado y valorado el inventario de cierre, se efectúa el movimiento inverso: la cuenta de existencias se registra en el Debe y la correspondiente cuenta de variación en el Haber.
3. Cuentas de Aprovisionamiento (Subgrupo 61). Se utilizan para la variación de mercaderías, materias primas y otros aprovisionamientos. Aquí se encuentran las cuentas 610, 611 y 612.
4. Cuentas de Producción (Subgrupo 71). Se emplean cuando se trata de bienes producidos por la propia empresa, como productos en curso, semiterminados, terminados, subproductos, residuos y materiales recuperados.

Por tanto, la naturaleza de las existencias determina qué subgrupo debe utilizarse. Una empresa comercial que regulariza mercaderías recurrirá, por ejemplo, a la cuenta 610. Una empresa que necesite ajustar productos en curso utilizará la cuenta correspondiente del subgrupo 71.

En el caso de los bienes producidos internamente, el cálculo también debe considerar correctamente su coste de producción. La Resolución del ICAC de 14 de abril de 2015 desarrolla los criterios para determinarlo, incluidos determinados costes directos y la parte que corresponda de los costes indirectos de producción.

Ejemplo práctico de asiento contable

Imagina unas existencias iniciales de mercaderías de 1.000 € y unas existencias finales de 1.500 €. En este supuesto intervienen la cuenta 300, Mercaderías, y la cuenta 610, Variación de existencias de mercaderías.

Los apuntes quedarían así:

Una vez realizados ambos asientos, la cuenta 610 presenta un saldo acreedor de 500 €. Esto sucede porque las existencias han aumentado en esa misma cantidad durante el ejercicio.

En términos económicos, esos 500 € representan mercancías que permanecen en el inventario y que, por tanto, no forman parte del consumo correspondiente al ejercicio. La variación reduce así el efecto de los aprovisionamientos sobre el resultado y, en igualdad del resto de circunstancias, incrementa el resultado contable en 500 €.

Si sucediera lo contrario, por ejemplo, unas existencias iniciales de 1.500 € y unas finales de 1.000 €, la cuenta 610 presentaría un saldo deudor de 500 €, que supondría un mayor aprovisionamiento y reduciría el resultado del ejercicio.

Automatiza tu cierre contable con TeamSystem Contasol

Realizar manualmente la contabilización de la variación de existencias aumenta las posibilidades de cometer errores, especialmente cuando una empresa trabaja con numerosas cuentas o necesita diferenciar mercaderías, materias primas y productos en distintas fases de producción.

Digitalizar la contabilidad ayuda a mantener los movimientos ordenados y facilita las comprobaciones necesarias antes de cerrar el ejercicio. Con TeamSystem Contasol puedes gestionar tus apuntes contables y disponer de la información necesaria para elaborar balances y realizar las operaciones de cierre. Te permite introducir el asiento correspondiente a la variación de existencias y trasladar sus efectos a la información contable de la empresa. De este modo, el profesional puede comprobar los saldos y detectar posibles diferencias antes de completar el cierre.

Además, disponer de la contabilidad centralizada facilita la comparación con ejercicios anteriores y permite dedicar 

menos tiempo a tareas repetitivas. El objetivo es llegar al cierre con una información contable ordenada y fiable, que permita analizar con mayor precisión el resultado y la situación patrimonial del negocio.

La variación de existencias es, en definitiva, un ajuste necesario para que el inventario, el consumo y el resultado del ejercicio reflejen la realidad económica de la empresa. Identificar correctamente el tipo de existencias, utilizar las cuentas correspondientes y registrar tanto la baja del inventario inicial como el alta del final permite efectuar la regularización conforme al PGC.