Desde la entrada en vigor del Reglamento VeriFactu, todas las empresas deben usar software de facturación adaptado a los nuevos requisitos técnicos de la AEAT. Sin embargo, aún es posible elegir entre un programa VeriFactu —que envía automáticamente los registros de facturas a Hacienda— o uno No VeriFactu, que los conserva internamente hasta que la Agencia Tributaria los solicita. En este artículo te explicamos en qué se diferencian, qué ventajas ofrece un sistema VeriFactu y por qué apostar por él puede marcar la diferencia en cumplimiento, eficiencia y competitividad.
Por qué elegir un software VeriFactu frente a uno No VeriFactu
Ojo, el hecho de poder elegir entre un software VeriFactu y otro no VeriFactu, no implica que puedas utilizar un software no adaptado a las exigencias de VeriFactu. Todos los programas que se comercializan hoy día deben estar adaptados a los requerimientos del Reglamento desde el pasado 29 de julio.
Entonces, ¿qué decisión debes tomar con respecto a la elección de software?
Con la llegada del Reglamento VeriFactu, elegir el software es la clave para asegurar el cumplimiento normativo y simplificar la gestión de la facturación.
Un software VeriFactu es aquel que envía de forma automática e inmediata el registro de la factura a la AEAT en el mismo momento de hacerla.
Por el contrario, un software no VeriFactu es aquel que no tiene que enviar de forma inmediata los registros de facturas a la AEAT, pero este software debe almacenar los registros internamente para cuando la Agencia Tributaria lo requiera, garantizando su integridad, conservación, accesibilidad, etc.
En otras palabras:
- VeriFactu → envío continuo, automático, a la AEAT, información prácticamente en tiempo real.
- No VeriFactu → el software se limita a guardar y garantizar los registros; el envío sucede sólo bajo requerimiento de la AEAT.
A continuación, te explicamos por qué un software VeriFactu supone una ventaja competitiva frente a las soluciones que solo remiten la información a la Agencia Tributaria cuando esta la solicita.
¿Qué es el Sistema VeriFactu?
El sistema VeriFactu se define como un “Sistema para la emisión de facturas verificables” es decir, un SIF (sistema informático de facturación) que envía on line, de forma automática, todos los registros de facturación a la AEAT, conforme al Real Decreto 1007/2023 y normativa asociada.
¿Por qué un software VeriFactu es mejor opción que un software no VeriFactu?
Elegir un software adaptado a VeriFactu no es sólo “cumplir la normativa”, es hacer una apuesta por la eficiencia, la tranquilidad y el futuro.
Reducción del riesgo de incumplimiento
Al utilizar un sistema que envía los registros de facturación de forma automática, estás directamente alineado con la normativa de la Ley Antifraude, etc. Para una asesoría o pyme, esto se traduce en menos quebraderos de cabeza y menos necesidad de auditorías internas complicadas.
En cambio, con un software No VeriFactu, aunque esté permitido, la empresa carga con mayores exigencias de conservación, integridad y trazabilidad de los registros.
Mayor transparencia y confianza
Con VeriFactu, cada factura queda registrada en la AEAT prácticamente al emitirla, lo que crea un “rastro fiscal claro”. Esto transmite a los clientes una imagen de modernidad y solidez.
Para autónomos y pymes que trabajan con asesorías, esto es un argumento de tranquilidad: “mi software está alineado con lo que Hacienda pide, no sólo cuando me lo piden”.
Incluso la AEAT ofrece un servicio de cotejo mediante QR para facturas enviadas desde sistemas VeriFactu.
Menor carga operativa para el usuario
Un sistema VeriFactu hace la factura, genera el XML, aplica el hash, envía los registros, y deja constancia. Según consultoras especializadas, eso reduce costes de desarrollo, operativos y de gestión.
En cambio, un sistema No VeriFactu exige que la empresa sea muy rigurosa con la conservación, la accesibilidad legible, la trazabilidad, que pueda exportar registros, firmar electrónicamente, etc.
Esto se traduce en menos tiempo dedicado a tareas de control interno y revisiones manuales.
Preparación para el futuro y cumplimiento progresivo
La normativa evoluciona hacia un control en tiempo real, la futura factura electrónica exigirá una mayor trazabilidad. Elegir desde ya un software VeriFactu frente a uno No VeriFactu es una apuesta ganadora. Evitarás realizar 2 veces el trabajo de migrar, interrumpir tu actividad, menos prisas y menos presión.
Mejora de la reputación y valor para clientes
Cuando una asesoría recomienda a sus clientes un sistema compatible con VeriFactu, se posiciona como asesor actualizado, que está a la vanguardia, y conocedor de la normativa.
Y para el cliente (autónomo o pyme), significa “mi gestión está alineada con la normativa”, lo que reduce el riesgo de sanciones o avisos.
En un entorno competitivo, esto marca la diferencia.
¿Y cuáles son los retos de VeriFactu?
Para ser equilibrados, conviene también apuntar algunos retos o consideraciones:
- La implantación inicial puede requerir actualización del software, formación del equipo, migración de datos, etc.
- Aunque la carga operativa del día a día se reduce, la empresa debe asegurarse de que el proveedor del software garantiza el cumplimiento VeriFactu (formato de registro, hash, código QR, transmisión, etc.).
- En algunos sectores pueden existir particularidades que exijan tomar decisiones adicionales (por ejemplo, integración con ERP, POS, facturación recurrente, etc.)
- Si la empresa ya tiene un sistema “no-VeriFactu” bien auditado, cambiar puede requerir recursos o ajuste de procesos.
- Puede haber costes de transición (licencias, soporte, tiempo).
Pero, en el gran esquema, esos “costes de cambio” son una inversión para evitar riesgos mayores y obtener ventajas operativas.
Elegir un software VeriFactu no es solo cumplir una norma, es asegurar que tu facturación se integra automáticamente con la AEAT, reduce riesgos, ahorra tiempo y te prepara para el futuro digital. En cambio, un sistema No VeriFactu, que solo remite información a solicitud, implica una carga mayor de responsabilidad, control interno y riesgo de quedarse atrás.
TeamSystem España es tu aliado para implantar VeriFactu
En TeamSystem España te ofrecemos una solución de facturación adaptada a VeriFactu: envío automático a la AEAT, integridad de registros y cumplimiento garantizado.
- TeamSystem ya comercializa software adaptado a VeriFactu.
- La facturación electrónica es clave en Europa, y VeriFactu es un ejemplo de cumplimiento digital avanzado en España.
- Para autónomos y pymes, disponer de un software VeriFactu significa menos preocupaciones, menos papeleo, más cumplimiento automático.
- Las asesorías son un colaborador esencial para ayudar a sus clientes a adaptarse al nuevo paradigma fiscal.
- Las empresas tienen más capacidad de integrarse con ERP/herramientas de gestión, escalar y mantener la trazabilidad exigida.
Estamos para apoyarte en tu decisión, pero nuestra propuesta solo pasa por software VeriFactu frente a un software No VeriFactu.
Dicen: «Un software VeriFactu es aquel que envía de forma automática e inmediata el registro de la factura a la AEAT en el mismo momento de hacerla» Eso no es cierto, el envío es a criterio del obligado tributario y el software debe cumplir los mismos requisitos sin envío simultáneo. Esto es, garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación, generación de una huella o hash para cada registro, trazabilidad de todas las facturas mediante una cadena de registros de facturación. Incluir el contenido mínimo exigido por el reglamento VeriFactu en los registros de alta y anulación de las facturas. Incorporar en los registros la fecha y hora exactas en las que se generaron y estar firmadas electrónicamente.
Hola José Carlos. Gracias por tu comentario.
En este artículo se trata justamente de la opción que tiene el usuario de elegir entre envío inmediato o bajo la petición de la Agencia Tributaria. Obviamente, elegir una opción u otra es a criterio del obligado tributario. Ciertamente, en ambas situaciones el programa debe cumplir con los requisitos que exige la normativa VeriFactu.
Un saludo.