Tras el cierre de un ejercicio contable, es habitual que existan gastos ya realizados cuya factura todavía no se ha recibido. Esta situación es frecuente en suministros, servicios profesionales o compras de mercancías a final de año. El Plan General de Contabilidad español establece criterios claros para registrar correctamente estos gastos y evitar distorsiones en el resultado contable y las obligaciones fiscales. Aplicar bien estos criterios permite que las cuentas anuales reflejen la imagen fiel exigida por la normativa mercantil.
El Principio de Devengo y la Contabilización de Gastos
El principio de devengo es uno de los pilares de la contabilidad financiera en España. Este principio obliga a reconocer los ingresos y los gastos en el ejercicio en el que se producen, con independencia de cuándo se cobren o paguen.
Según el PGC, los efectos de las transacciones deben imputarse al ejercicio económico al que correspondan, atendiendo a la realidad económica y no al momento del flujo monetario. Esto implica que, si una empresa ha recibido un bien o un servicio antes del cierre del ejercicio, el gasto debe registrarse aunque la factura llegue posteriormente.
¿Por qué es necesario contabilizar un gasto sin tener la factura?
La imagen fiel del patrimonio es el principal motivo. Si no se registra un gasto devengado, el resultado del ejercicio queda artificialmente inflado, lo que puede provocar decisiones erróneas, como el reparto de beneficios inexistentes o una valoración incorrecta de la rentabilidad real del negocio.
Además, desde el punto de vista del balance, existe una deuda real con el proveedor o acreedor desde el momento en que se recibe el bien o servicio. No reflejarla supone ocultar pasivos y alterar ratios financieros clave, como el nivel de endeudamiento o la liquidez.
También hay una dimensión legal y fiscal. La Ley del Impuesto sobre Sociedades parte del resultado contable para calcular la base imponible. Si el gasto se registra en un ejercicio distinto al que corresponde, se está alterando indebidamente la tributación, lo que puede generar contingencias ante una revisión de la Agencia Tributaria.
La importancia del periodo de cierre contable
El cierre contable del ejercicio, normalmente a 31 de diciembre, es el momento crítico para detectar las facturas pendientes de recibir. Durante este proceso se aplica el llamado corte de operaciones, cuyo objetivo es asegurar que cada gasto se imputa al ejercicio correcto.
Un ejemplo habitual son los suministros de diciembre cuya factura se recibe en enero. Aunque el documento llegue en el ejercicio siguiente, el consumo corresponde al ejercicio cerrado y debe registrarse mediante un asiento de ajuste.
Conviene recordar que existe una diferencia clave entre el gasto y el IVA. El gasto se reconoce por devengo, pero el IVA solo es deducible cuando se dispone de la factura. Por ello, en el cierre se registra el gasto sin IVA, dejando este impuesto para el momento en que se reciba la factura.
Utilización de las Cuentas Específicas del PGC (Plan General Contable)
El uso correcto de las cuentas contables es esencial para reflejar de forma clara las facturas pendientes de recibir. El PGC prevé cuentas específicas para diferenciar las deudas ya formalizadas de aquellas que están pendientes de documentación.
Ajustes al cierre del ejercicio: Gastos pendientes de formalizar (Cuentas 4009 y 4109)
La cuenta 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar es la más utilizada cuando se trata de compras de mercaderías o materias primas. Se emplea cuando la mercancía ha sido recibida, pero la factura aún no ha llegado a la fecha de cierre.
Esta cuenta se abona por el importe estimado del gasto, sin incluir IVA, y se regulariza cuando se recibe la factura definitiva.
Por su parte, la cuenta 4109 Acreedores por prestaciones de servicios, facturas pendientes de formalizar o recibir es la más utilizada cuando se trata de adquisición de servicios, suministros, servicios… Se emplea cuando dicho servicio, suministro… ha sido prestado, pero la factura aún no ha llegado a la fecha de cierre.
Esta cuenta se abona por el importe estimado del gasto, sin incluir IVA, y se regulariza cuando se recibe la factura definitiva.
El Asiento Contable Inicial y su Posterior Regularización
La contabilización de facturas pendientes se realiza en dos fases claramente diferenciadas: el registro del gasto estimado en el cierre y la regularización cuando se recibe la factura.
Ejemplo de asiento para registrar el gasto estimado (sin IVA)
Supongamos que una empresa recibe mercancía por valor de 10.000 € el 28 de diciembre, pero la factura llega en enero.
En el cierre del ejercicio, el asiento sería:
- Debe: 600 Compras de mercaderías – 10.000 €
- Haber: 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir – 10.000 €
El IVA no se registra en este momento, ya que no se dispone de la factura y no se puede ejercer todavía el derecho a deducción.
Este asiento permite que el gasto impacte correctamente en la cuenta de pérdidas y ganancias y que el balance refleje la deuda existente.
El asiento de reversión y registro de la factura definitiva (con IVA)
Cuando se recibe la factura en enero, con una base imponible de 10.000 € y un IVA del 21 %, se realiza la regularización:
- Debe: 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir – 10.000 €
- Debe: 472 Hacienda Pública, IVA soportado – 2.100 €
- Haber: 400 Proveedores – 12.100 €
Con este asiento, la cuenta 4009 queda saldada, se reconoce el IVA deducible y se registra la deuda definitiva con el proveedor.
Este proceso puede gestionarse de forma más segura y eficiente mediante programas de contabilidad como TeamSystem Contasol, que permiten controlar las facturas pendientes, automatizar los asientos de regularización y reducir errores en el cierre contable.
La correcta contabilización de las facturas pendientes de recibir es clave para cumplir con el principio de devengo, evitar errores fiscales y presentar unas cuentas anuales coherentes con la realidad económica de la empresa. Utilizar las cuentas adecuadas del PGC, separar el gasto del IVA y aplicar un procedimiento ordenado en el cierre contable ayuda a reducir riesgos y mejora la calidad de la información financiera. Una gestión apoyada en software especializado facilita este control y aporta mayor seguridad ante revisiones contables y fiscales.
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