¿Cómo afecta VeriFactu a la hostelería?

La entrada en vigor del Reglamento Verifactu, aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023, supone un cambio profundo para la hostelería española. Bares, restaurantes, cafeterías y demás negocios deberán adaptar sus sistemas de facturación a un nuevo modelo digital que garantice la trazabilidad y autenticidad de cada venta.

Este reglamento, que deriva de la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal, persigue erradicar el uso de “software de doble uso”, aquellos programas que permiten ocultar ingresos o manipular datos contables, y reforzar la transparencia en la gestión económica.

Para un sector que emite miles de tiques diarios, esta medida no es un simple ajuste técnico, sino una transformación integral. Además de ser una obligación legal, Verifactu abre la puerta a una gestión más eficiente y moderna del negocio hostelero. En este sentido, soluciones como VeriFactu de TeamSystem ofrecen una adaptación sencilla y certificada para cumplir con la normativa y digitalizar el punto de venta (TPV).

Fechas y obligaciones: qué cambia en 2027 para bares y restaurantes

El calendario de implantación de VeriFactu está claramente definido y no admite prórrogas. Ignorar los plazos puede derivar en sanciones graves por parte de la Agencia Tributaria.

• 1 de enero de 2027: fecha límite para bares, restaurantes y empresas del sector constituidas como sociedades (S.L. o S.A.).
• 1 de julio de 2027: plazo máximo para autónomos y pequeños negocios hosteleros que tributen por IRPF.

La Agencia Tributaria detalla en su Folleto VERI*FACTU que todos los contribuyentes que utilicen sistemas informáticos para emitir facturas o tiques están obligados a cumplir con este reglamento, salvo aquellos que facturan más de 6 millones de euros y que ya trabajan bajo el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).

Entre las principales obligaciones destacan:

• Prohibición total de software no certificado, incluidas hojas de cálculo o programas de facturación antiguos.
• Uso obligatorio de un sistema informático de facturación conforme, que garantice integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
• Generación automática de un registro de facturación por cada tique o factura emitida, incluyendo anulaciones.

Requisitos del TPV y del software VeriFactu en hostelería

Los TPV y programas de facturación deberán cumplir con requisitos técnicos estrictos para ser considerados conformes. No basta con emitir facturas, deben asegurar que la información no pueda ser modificada ni borrada sin dejar rastro.

La normativa distingue dos modalidades de cumplimiento:

• Sistema Conforme (NO VERI*FACTU): cumple los requisitos técnicos, pero almacena los datos localmente y exige firma electrónica.
• Sistema VERI*FACTU: transmite los registros automáticamente a la AEAT. Es el modelo preferido por la Administración por su transparencia y menor carga técnica.

Tres pilares técnicos sustentan el sistema VeriFactu

1. Encadenamiento de registros (hash encadenado): cada operación genera una “huella digital” única que enlaza con la anterior, garantizando la inalterabilidad de los datos.
2. Firma electrónica: en los sistemas que no transmiten registros automáticamente a la AEAT, cada documento deberá ir firmado digitalmente para certificar su autenticidad.
3. Registro de eventos: en los sistemas que no transmiten registros automáticamente a la AEAT, el software debe registrar todas las acciones internas (inicio, apagado, errores, usuarios, actualizaciones), asegurando trazabilidad completa.

Uno de los cambios más visibles será la inclusión de un código QR en cada tique o factura, tanto en papel como en formato digital. Según la Orden HAC/1177/2024, este código permite al cliente comprobar que el documento es auténtico y, en el caso de que el emisor use el sistema NO VeriFactu, ayuda a la Agencia Tributaria a recibir la información de la factura gracias a la colaboración del propio receptor..

Cómo adaptarte: checklist práctico y ayudas

El proceso de adaptación a VeriFactu puede abordarse con éxito siguiendo una hoja de ruta clara.

Checklist para bares y restaurantes:

1. Auditar el software actual: identificar si el TPV o programa de facturación es actualizable a su versión homologada con VeriFactu.
2. Solicitar la Declaración Responsable al proveedor: documento que certifica que el software cumple con el Real Decreto 1007/2023.
3. Planificar la transición: confirmar fechas de actualización, costes y formación del personal.
4. Cambiar de proveedor si es necesario: en caso de no poder certificar conformidad, optar por soluciones actualizadas como VeriFactu.
5. Formar al equipo: el personal debe conocer los nuevos procesos de emisión y evitar la anulación de tiques.

Como apunte importante, la aplicación gratuita que facilitará la AEAT para poder registrar y emitir facturas, no es viable para el sector hostelero, ya que no permite emitir tiques simplificados ni gestionar operaciones de barra o sala con agilidad.

Riesgos por incumplir y ventajas de cumplir VeriFactu

No adaptarse a tiempo a VeriFactu puede acarrear sanciones severas según la Ley General Tributaria.

• Usuarios (negocios hosteleros): multa fija de 50.000 € por ejercicio fiscal por usar software no certificado.
• Fabricantes o distribuidores: sanción de 150.000 € por tipo de sistema comercializado.

Estas cifras, recogidas en la propia Ley Antifraude 11/2021, reflejan el compromiso del Gobierno con la erradicación del fraude y la digitalización segura.

Cumplir con VeriFactu, por el contrario, ofrece ventajas clave:

• Mayor transparencia y confianza ante clientes e inspecciones.
• Simplificación de las obligaciones tributarias, especialmente en la modalidad VeriFactu.
• Reducción del riesgo de sanciones e inspecciones gracias al envío automático de datos a la AEAT.
• Competitividad y modernización, al aprovechar las nuevas herramientas de análisis, inventario y gestión integrada del TPV.

El año 2027 marcará un antes y un después para la hostelería española. VeriFactu no solo impone un nuevo estándar legal, sino que también impulsa una transformación digital necesaria en el sector.

Adoptar un software certificado y conforme a la normativa permitirá a bares y restaurantes cumplir la ley, optimizar su gestión y proyectar una imagen de transparencia ante clientes y la Administración.

El cumplimiento no debe verse como un obstáculo, sino como una oportunidad para modernizar el negocio, mejorar la eficiencia y reforzar la confianza en la gestión fiscal.