VeriFactu: ¿Cuándo entra en vigor y a quién afecta?

La digitalización fiscal en España da un paso más: llega VeriFactu, el nuevo sistema de reporting fiscal impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT). Si eres autónomo o empresario, debes conocer cuándo entra en vigor VeriFactu y cómo afectará a tu negocio. No se trata solo de cumplir con una obligación legal, sino de adaptarte a una forma más eficiente, segura y transparente de gestionar tu facturación y tu fiscalidad. En este artículo te explicamos qué es VeriFactu, cómo funciona, a quién aplica y cómo utilizar fácilmente herramientas como las de TeamSystem. 

¿Qué es VeriFactu? 

La modalidad VeriFactu es consecuencia de lo regulado en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, conocido coloquialmente como Reglamento VeriFactu, desarrollado a partir de la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que modificó el artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria. Su objetivo principal es eliminar el uso de software de doble uso, que permite llevar contabilidades paralelas.  

VeriFactu es un sistema diseñado para enviar automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria (AEAT). Forma parte de la estrategia del Gobierno para combatir el fraude fiscal, garantizar el cumplimiento normativo y modernizar la relación entre empresas y la Administración. 

Funcionalidades clave del sistema 

VeriFactu incorpora una serie de funcionalidades que garantizan la integridad, trazabilidad y seguridad de los datos fiscales: 

• Identificación única de cada factura. 
• Huella digital (hash) para cada documento, lo que impide su alteración. 
• Inclusión obligatoria de un código QR en las facturas emitidas. 
• Remisión automática de la información a la AEAT en tiempo real. 

¿Cuándo entra en vigor VeriFactu? 

Una de las grandes preguntas que se está haciendo mucha gente actualmente es cuándo entra en vigor VeriFactu. Pues bien, aunque el sistema está ya regulado desde 2023, su implantación es progresiva y finalizará en 2026. Las fechas más importantes son: 

¿A quién afecta VeriFactu? 

Otra de las principales cuestiones que rodean a VeriFactu, además de su entrada en vigor, es quién debe adaptarse a él. En este aspecto, están obligadas al uso del sistema: 

• Todas las empresas que emitan facturas dentro del territorio nacional  
• Entidades que tributen por el Impuesto de Sociedades. 
• Autónomos y profesionales por cuenta propia. 

¿Y hay excepciones? 

Sí. Hay ciertas excepciones, como son: 

• Empresas que presentan sus impuestos en los territorios forales de Navarra y País Vasco.  
• Los contribuyentes que no estén obligados a emitir facturas, como algunos sectores agrícolas o ganaderos que tributan por módulos. 
• Contribuyentes que lleven los libros registros por el S.I.I. 
• Las personas físicas no empresarias y entidades sin actividad económica. 

Requisitos para cumplir con VeriFactu 

Para eso, para que tu software de facturación cumpla con la legalidad, deberá: 

• Generar los registros de alta de facturación conforme al Reglamento. 
• Emitir facturas en formato estructurado y código QR. 
• Conectividad a internet. 
• Certificado electrónico 
• Recepción y procesado  
• Ofrecer la opción de remisión directa a la AEAT. 
• Contar con medidas para asegurar la integridad, trazabilidad, legibilidad e inalterabilidad de los datos. 

¿Cómo implementar este sistema en tu empresa paso a paso? 

Con tantos requisitos, tendrás que adaptar tu software a los requisitos de VeriFactu. 

Para ayudarte en el proceso, te vamos a indicar paso a paso cómo integrar VeriFactu en tu empresa o negocio: 

1. Comprueba que tu software actual obtiene actualizaciones legislativas.  
2. Contacta con tu proveedor para asegurarte.  
3. Si no te aseguran las actualizaciones busca un software homologado. Para ello deberá disponer de una Declaración Responsable. 
4. Pide una versión de prueba antes de la fecha límite. 
5. Forma a tu equipo en el nuevo flujo de trabajo.
6. Integra el nuevo sistema en tu trabajo diario. 

TeamSystem ya dispone de soluciones empresariales para implantar desde hoy mismo y realizar simular el funcionamiento de VeriFacTu. Para los autónomos y pequeñas empresas contamos con BILLIN, un sistema que puedes probar ahora mismo y comprobar cómo se adapta a la legalidad vigente y a VeriFactu. 

Al mismo tiempo, te ofrecemos otro software concreto para empresas con modo simulación de VeriFactu. Se trata de FACTUSOL.  

Beneficios de VeriFactu para las empresas 

Lo que también tenemos claro es que adoptar VeriFactu no solo es una obligación legal. Inmersos en esta era digital, la inmensa mayoría de negocios y empresas cuentan con software de facturación que les dan una ventaja competitiva.  

Por lo tanto, acometer la transformación digital es algo más que cumplir con la ley. Supone el momento perfecto para aprovechar sus ventajas operativas, como son las que citamos a continuación: 

• Reducción de errores humanos gracias a la automatización de procesos. 
• Mayor control fiscal y trazabilidad total y precisa de las operaciones. 
• Prevención de sanciones, ya que el cumplimiento está asegurado. 
• Agilidad en la inspección tributaria, puesto que las inspecciones y auditorías son mucho más sencillas y rápidas. 
• Mejor imagen empresarial ante clientes, proveedores y socios. 
• Integración con otros sistemas, como la contabilidad o el almacén.  

Consecuencias de no adaptar tu software al Reglamento VeriFactu 

Centrándonos en el aspecto legal, incumplir la normativa puede acarrear una serie de sanciones económicas y, al mismo tiempo, dañar tu imagen corporativa.  

Por un lado, La Ley Antifraude y la Ley General Tributaria prevén importantes multas de hasta 50.000€ por cada ejercicio por la tenencia de software no homologado. 

Por otro lado, el incumplimiento no solo conlleva consecuencias económicas. El tener que someterse a inspecciones más frecuentemente, la pérdida de confianza de los clientes o los problemas reputacionales son riesgos reales que tiene no cumplir con VeriFactu. 

En todo caso, VeriFactu es un cambio profundo en la forma de entender la facturación en España. Aunque su implantación será progresiva, es hora de anticiparte y adaptar tus sistemas. En TeamSystem tenemos toda la experiencia en software de gestión y fiscalidad. No esperes a que llegue la fecha límite: cuanto antes integres VeriFactu, antes disfrutarás de sus beneficios.