Emitir facturas forma parte del día a día de cualquier negocio, pero no todas las facturas son iguales. Existen distintos tipos de facturas, cada uno pensado para una situación específica. Y, cuidado, si no utilizas el tipo correcto, puedes tener problemas fiscales, contables o con tus propios clientes. Te explicamos los 6 tipos de facturas más comunes y te explicamos cómo gestionarlas.
1. Factura ordinaria: la más frecuente
La factura ordinaria es el modelo estándar que se utiliza en la mayoría de las transacciones comerciales. Debe incluir una serie de datos obligatorios.
- Nombre o razón social y NIF del emisor y del receptor.
- Número de factura y fecha de emisión.
- Descripción detallada del producto o servicio.
- Base imponible, tipo de IVA y total.
- Retenciones, si corresponde (como IRPF en facturas entre profesionales).
Esta factura es válida tanto para operaciones nacionales como internacionales y es necesaria para deducir el IVA soportado. Sería la utilizada, por ejemplo, por una diseñadora gráfica que emita una factura por el rediseño de una web para una empresa.
2. Factura simplificada: para importes bajos
También conocida como «ticket», la factura simplificada es válida para operaciones de pequeño importe y tiene menos requisitos que la ordinaria.
Es posible emitirla cuando el importe total no supera los 400 € IVA incluido.
También en casos específicos, cuando no supere los 3.000 euros si se trata de operaciones descritas en el art. 4.2 del RD 1619/2012 de obligaciones de facturación, como hostelería, transporte o comercio minorista.
En ella no es necesario incluir el NIF del cliente, aunque sí se puede si este lo solicita para deducciones. Es, por ejemplo, la que emite un bar que cobra 12 euros a un cliente que ha consumido el menú del día.
3. Factura rectificativa: para corregir errores
Sirve para corregir una factura ya emitida. Es obligatoria si has cometido errores en el importe, datos fiscales o cualquier otro aspecto que afecte al contenido de la factura original.
Para emitirla correctamente, debe hacer referencia a la factura original que rectifica y puede tener importe positivo o negativo.
Por ejemplo, un electricista emite una factura por 300 euros, pero detecta que debía haber aplicado un descuento del 10%. En ese caso, emitirá una factura rectificativa de – 30 euros.
Según nuestro reglamento de facturación, la factura rectificativa es el único documento oficial que se puede hacer si se necesita modificar, abonar o anular una factura emitida.
4. Factura proforma: presupuesto sin valor fiscal
La factura proforma no es realmente una factura, sino un documento informativo. No tiene validez legal ni contable y no genera ninguna obligación de pago. Su uso principal es presentar un presupuesto formal con formato de factura.
Es muy común en operaciones internacionales o cuando se requiere una estimación por parte del cliente que necesita solicitar un préstamo al banco o solicitar una subvención.
Un ejemplo sería una empresa de transporte internacional que envía una factura proforma de 4.000 euros a un cliente en Francia para confirmar los costes antes de iniciar la operación.
5. Factura recapitulativa: para agrupar varias operaciones
Permite reunir en una sola factura varias operaciones realizadas durante un mismo mes a un mismo cliente, lo que facilita la gestión contable y administrativa. Resulta especialmente útil en negocios con clientes recurrentes o en sectores donde se trabaja por servicios continuados.
Es común que estas facturas vayan acompañadas de los albaranes firmados por el cliente en las distintas fechas.
Te dejamos un ejemplo. Una empresa informática factura el último día del mes todos los servicios prestados a una pyme a lo largo del mes: asistencia técnica, actualizaciones y soporte remoto.
6. Factura electrónica: cada vez más imprescindible
La factura electrónica no es un tipo en sí, sino un formato digital de cualquiera de los modelos anteriores. Debe cumplir con ciertos requisitos técnicos (formato estructurado, firma electrónica, etc.).
Desde la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, directamente relacionada con la facturación electrónica, y la obligatoriedad del sistema Verifactu, este modelo será necesario para muchas empresas y autónomos en los próximos meses.
Entre sus ventajas principales está que agiliza el cobro, reduce errores, facilita el cumplimiento fiscal y permite automatizar la facturación y controlar los vencimientos
¿Qué tipo de factura debo usar?
- ¿Es una venta menor de 400 €? → Factura simplificada.
- ¿Hay que corregir una factura anterior? → Rectificativa.
- ¿Es solo un presupuesto? → Proforma.
- ¿Varias operaciones con el mismo cliente? → Recapitulativa.
- ¿Factura digital con firma y trazabilidad? → Electrónica.
Cuadro comparativo de tipos de facturas
| Tipo de Factura | Uso Principal | Validez Fiscal | Requisitos Clave |
| Factura ordinaria | Transacciones comerciales estándar | Sí | NIF, número de factura, fecha, descripción, IVA, IRPF si aplica |
| Factura simplificada | Operaciones de bajo importe (≤ 400 € o ≤ 3.000 € en sectores específicos) | Sí | No requiere NIF del cliente (salvo solicitud), menos datos obligatorios |
| Factura rectificativa | Corrección de errores en facturas anteriores | Sí | Referencia a factura original, puede tener importe positivo o negativo |
| Factura proforma | Presupuesto formal sin valor fiscal | No | No genera obligación de pago, no se contabiliza ni declara |
| Factura recapitulativa | Agrupación de varias operaciones con un mismo cliente en un periodo | Sí | Debe incluir todas las operaciones, fechas, y datos fiscales correspondientes |
| Factura electrónica | Formato digital obligatorio en el marco de Verifactu y Ley Crea y Crece | Sí | Formato estructurado (XML), firma electrónica, código QR, trazabilidad, conexión con AEAT |
Con soluciones empresariales como Factusol o el programa de facturación online TeamSystem Facturas Billin para pymes y autónomos, puedes emitir todos estos tipos de facturas válidas y totalmente compatibles con Hacienda de forma sencilla.
Entender los distintos tipos de facturas es también una forma de mejorar tu gestión y ofrecer un mejor servicio a tus clientes.
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