Software homologado para VeriFactu: ¿lista de la AEAT o declaración responsable? 

Está siendo muy habitual la pregunta de algunos usuarios sobre si existe un listado oficial de software homologados para VeriFactu, y es frecuente que lo confundan con el listado que en su día creó la AEAT relacionada con la digitalización y conservación de documentos.  

¡Vamos a aclarar las diferencias entre la Orden EHA/962/2007 (artículo 7, letra e) y las nuevas exigencias de VeriFactu, Real Decreto 1007/2023, para que cualquier usuario entienda cómo ha evolucionado la normativa de facturación electrónica en España! 

En la primera norma se regula la existencia de un listado de programas homologados por la AEAT para realizar la digitalización y conservación de documentos, entre ellos las facturas.  

En la segunda, desarrollo de la normativa VeriFactu, no se regula la existencia de ningún tipo de listado de programas homologados, ya que en la propia norma se establece el procedimiento por el que se pone a disposición de los usuarios las Declaraciones Responsables de los productores de sistemas informáticos de facturación que expresa la forma en que cumplen con dicha normativa. 

¿Qué exige la Orden EHA/962/2007 (artículo 7, letra e)? 

La Orden EHA/962/2007 regula la digitalización certificada de facturas en papel, permitiendo que los documentos originales en papel puedan ser sustituidos por imágenes digitales fieles e íntegras, siempre que se utilice un software homologado por la Agencia Tributaria. El artículo 7, letra e, establece que: 

• La digitalización debe garantizar la fidelidad e integridad de la imagen respecto al documento original. 
• El software utilizado debe estar homologado por la Agencia Tributaria, tras un proceso de auditoría y certificación. 
• La imagen digital debe estar firmada electrónicamente con un certificado reconocido, asegurando la autenticidad y la integridad del documento digitalizado. 
• El proceso permite destruir el papel original, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y legales. 

¿Qué exige VeriFactu? 

El Reglamento VeriFactu es el nuevo sistema obligatorio de facturación electrónica en España, que va mucho más allá de la digitalización de documentos. Sus principales exigencias son: 

• Reporte inmediato del registro de facturación a la Agencia Tributaria (AEAT), en tiempo real, a través de sistemas informáticos de facturación (SIF) conectados en la modalidad VeriFactu. 
• Garantía de inalterabilidad, integridad y trazabilidad de los registros de facturación, mediante el uso de tecnologías como firmas electrónicas, códigos QR y huellas digitales (hash).
• Declaración responsable de los desarrolladores de software, certificando que sus sistemas cumplen con la normativa. 
• Sanciones de hasta 50.000 € por el uso de sistemas no conformes. 
• Accesibilidad y conservación: Las facturas deben estar disponibles para consulta y descarga durante al menos cuatro años. 
• Obligación de incluir la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” en las facturas emitidas. 

Comparativa: Orden EHA/962/2007 vs. VeriFactu 

Conclusión: ¿Qué cambia para el usuario? 

• Antes: Si digitalizabas facturas en papel, necesitabas un software homologado y podías destruir el papel, siempre que la copia digital fuera fiel y estuviera firmada electrónicamente. 
• Ahora (con VeriFactu): Toda la facturación debe estar realizada con un software adaptado al Reglamento VeriFactu, con sistemas conectados a la AEAT, garantizando la trazabilidad y la inalterabilidad de cada factura. El control es mucho mayor y la obligación afecta a todas las empresas y autónomos. 

En definitiva, VeriFactu supone un salto cualitativo en el control y la digitalización de la facturación, superando ampliamente las exigencias de la Orden EHA/962/2007 y adaptando la normativa española a los nuevos tiempos digitales.