Número de serie y lote son instrumentos análogos para el inventario, el control y la trazabilidad de mercancías destinadas al consumo.
El número de serie es un código alfanumérico que se asigna a un producto individual por el que tendrá siempre, dicho producto, una identificación cierta.
Si la secuencia que utilizamos es sólo de números suele comenzar por cero o uno.
Las secuencias alfanuméricas suelen contener, en código, información sobre su fabricación u origen siendo correlativos (de alguna manera) los códigos utilizados para productos iguales que se han fabricado de manera simultánea.
Además de lo que explicamos más abajo, el número de serie es útil para gestionar la garantía o el servicio post-venta en los productos que la tienen como electrodomésticos, vehículos, etc. Esto hace que sea conveniente utilizar el número de serie para este tipo de productos
Por otro lado el lote es, también, un código alfanumérico pero no se asigna a un producto individual sino a un conjunto de productos iguales que tienen en común, normalmente, que su fabricación se ha realizado en una misma fecha (incluso hora) y departamento de una empresa dedicada a tal fabricación.
Al igual que en el caso anterior tienen las utilidades que explicamos más abajo pero, además, asignando el código de lote conseguimos tener un control de calidad sobre defectos de fabricación o de otro tipo que den lugar a devoluciones o solicitudes de reparación, lo que nos permitirá realizar los análisis que puedan ser útiles para mejorar el proceso de producción.
El lote también nos da información, en productos perecederos, sobre la fecha de caducidad.
El lote está, normalmente, compuesto de una serie de números que lo identifican: por ejemplo podemos asignar a un lote el código 201709301030P03M47 donde:
- 2017 sería el año de producción.
- 09 es que se ha producido en el mes de septiembre.
- 30 el día 30 de dicho mes.
- 1030 la producción de los productos ha tenido lugar a las 10:30h.
- P03 se ha producido en la planta 3 de la fábrica.
- M47 sería la mesa 47.
Cúando y cómo se asignan
Tanto el número de serie como el lote suelen crearse y asignarse por el fabricante cuando el o los productos tienen entrada en el almacén de dicho fabricante.
Lo habitual es que tanto los intermediarios como el comerciante minorista conserven y sigan utilizando el número de serie o de lote asignados por el fabricante.
Cuando el producto está todavía en fase de producción también podemos ir asignando estos códigos que serán añadidos al producto de manera bien visible.
Para qué sirven
Como hemos dicho antes el número de serie es especialmente útil para productos que tengan un periodo de garantía y el lote para realizar un control de calidad de un conjunto de productos iguales y fabricados en el mismo lugar y al mismo tiempo por los mismos operarios, así como conocer la fecha de caducidad.
Pero, además, hay otras utilidades que son comunes a los dos códigos. Por ejemplo:
Gestión de almacén e inventario: Indudablemente la asignación de los códigos de lote o número de serie son tremendamente útiles para la gestión de almacén ya que nos permiten identificar de manera clara y fehaciente los productos almacenados conociendo su origen, cualidades y precio.
Por eso mismo son indispensables para realizar los inventarios y demás operaciones contables.
Una parte importante de esta funcionalidad es la valoración de existencias, haciendo innecesaria la utilización de métodos como el LIFO, NIFO, FIFO, etc. ya que nos dan información no sólo sobre la cantidad y calidad de los productos sino sobre su precio.
Trazabilidad: Como explicamos en este otro artículo la trazabilidad de un producto es el conjunto de instrumentos que utilizan fabricantes, mayoristas y el comercio minorista para controlar la historia de un producto que va destinado al consumidor.
Para determinados productos (como los de alimentación o los farmacéuticos) es obligatoria pero, incluso en los casos donde no lo es, es muy conveniente tener una información lo más completa posible sobre el producto que se comercializa.
También es claro que, para tener la información relativa a la trazabilidad, los códigos de lote o número de serie son instrumentos formidables porque nos permiten conocer, de un solo vistazo, toda la información sobre la fabricación del producto.
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