Ley de Fichajes en el trabajo: Todo lo que debes saber sobre su aplicación y cumplimiento

El control horario en las empresas es una obligación legal en España. Lo es desde la entrada en vigor en mayo de 2019 de la Ley de Fichajes en el trabajo. Una normativa que exige el registro preciso de la jornada laboral para proteger los derechos de los trabajadores y asegurar transparencia en el cálculo de las horas trabajadas. Sin embargo, aún hay muchas dudas sobre su aplicación, obligaciones y sanciones. Por eso, en este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber para cumplir con la ley y evitar problemas. Es más, en TeamSystem te damos herramientas y consejos para ceñirte a ella. 

¿Qué es la Ley de Fichajes en el trabajo? 

La Ley de Fichajes en el trabajo es la normativa aprobada en España en 2019 que obliga a las empresas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados. Según el Real Decreto-ley 8/2019, todo negocio debe implementar un sistema de fichaje obligatorio, independientemente de su tamaño o sector.  

Sin embargo, el pasado día 13 de mayo, la Mesa de la Cámara del Congreso de los Diputados, acordó encomendar la aprobación del “Proyecto Ley para la reducción de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo y la garantía del registro de jornada y el derecho a desconexión”, con competencia legislativa plena y por el procedimiento de urgencia, conforme a los artículos 148 y 93 del Reglamento, a la Comisión de Trabajo, Economía Social, Inclusión, Seguridad Social y Migraciones. Asimismo, publicar en el Boletín Oficial de las Cortes Generales, estableciendo plazo de enmiendas, por un período de ocho días hábiles, que finaliza el día 26 de mayo de 2025. 

Este Proyecto Ley contiene cambios sustanciales en el control horario con respecto al RDL 8/2019.  

Los aspectos más importantes que deben considerarse respecto a la nueva Ley que entrará en vigor próximamente son los siguientes: 

• El registro horario debe realizarse mediante sistemas digitales que aseguren el cumplimiento de la nueva normativa. 
• En el caso de trabajadores a tiempo parcial, la empresa deberá realizar un cómputo mensual de la jornada, entregando junto con la nómina un resumen detallado de todas las horas trabajadas en el mes, tanto ordinarias como complementarias. 
• Del mismo modo, las horas extraordinarias se registrarán día a día y se totalizarán en el periodo correspondiente al pago de salarios, facilitando la empresa un resumen de estas en el recibo de sueldo correspondiente.  
• Las personas trabajadoras deberán realizar personalmente y de manera directa los registros al comienzo y al final de cada jornada, asegurando así que la empresa no pueda influir en su contenido. Asimismo, deberán anotar cualquier interrupción durante la jornada que tenga impacto en el cálculo del tiempo trabajado. De la misma forma, los registros identificarán de manera desagregada si las horas realizadas son ordinarias, extraordinarias o complementarias. 
• La información deberá presentarse en un formato accesible, claro y compatible con los sistemas comúnmente utilizados por la empresa, las personas trabajadoras y las autoridades competentes, de modo que se facilite su documentación y reproducción. El sistema de registro deberá asegurar la interoperabilidad que permita su consulta y gestión eficaz. 
• Las personas trabajadoras podrán consultar de manera inmediata sus propios registros, mientras que sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social tendrán acceso inmediato al conjunto completo de registros en el centro de trabajo, en cualquier momento. Asimismo, el sistema deberá permitir el acceso remoto tanto a la Inspección de Trabajo como a la representación legal de los trabajadores. 

¿Cuándo entra en vigor esta nueva Ley? 

La presente norma entrará en vigor a los seis meses de la de la publicación en el BOE de esta ley, salvo lo establecido respecto a la interoperabilidad y el acceso remoto al registro, regulados en el artículo 34 bis.2.c) y d) del texto refundido del Estatuto de los Trabajadores, cuya entrada en vigor se producirá en la fecha que se establezca en el reglamento que desarrolle dicho artículo. 

Objetivos de la Ley de Fichajes 

El objetivo de la Ley de Fichajes en el trabajo es doble:  

Garantizar la transparencia en la jornada laboral 

Por un lado, pretende evitar el abuso de horas extraordinarias no remuneradas. Con el registro de la jornada laboral, los trabajadores conocen y pueden exigir el pago de sus horas extras. Al mismo tiempo, las empresas justifican el cumplimiento de esta legislación. 

Mejorar la protección de los derechos laborales 

Por otro lado, el control horario también evita la precariedad laboral y mejora las condiciones de los empleados. La ley detecta situaciones de sobrecarga de trabajo o incumplimiento de convenios colectivos. Así, todos los trabajadores reciben un trato justo. 

Obligaciones de las empresas según la Ley de Fichajes 

En este marco legal, empresas y negocios están sujetas a una serie de obligaciones.  

Registro de horarios de trabajo 

Las empresas están obligadas a llevar un registro de jornada laboral diario con la hora de entrada y salida de cada trabajador. Este debe:  

• Conservarse durante al menos cuatro años. 
• Estar disponible para inspecciones de la Seguridad Social y Trabajo. 
• Reflejar con exactitud la jornada de cada empleado, incluso con teletrabajo o flexibilidad horaria.  

Por ello, es necesario un sistema de fichaje obligatorio adecuado a la modalidad laboral de la empresa. 

Control de las horas extras 

Además, cualquier hora trabajada que exceda la jornada ordinaria debe quedar registrada y, en su caso, compensada económicamente o con descanso equivalente. Las empresas deben asegurarse de que el fichaje obligatorio refleje con exactitud las horas trabajadas para evitar sanciones. 

Además, la normativa exige que la empresa informe periódicamente a los empleados sobre el número de horas extras trabajadas. Así, no habrá irregularidades o reclamaciones. 

Sanciones por incumplir la normativa de fichaje en el trabajo 

En caso de que no se cumpla la Ley de Fichaje en el trabajo, hay que valorar qué tipo de infracción se comete y qué consecuencias puede tener. 

Tipos de infracciones laborales 

El incumplimiento de la normativa de fichaje en el trabajo es una infracción laboral, que puede ser: 

• Leve: cualquier pequeño error en el registro de horas. 
• Grave: la ausencia total o parcial de un sistema de fichaje. 
• Muy grave: manipulación de los datos o impago de las horas extras. 

Consecuencias económicas y legales 

Las multas por no cumplir con la ley fichaje obligatorio oscilan entre los 626 y los 187.515 euros, en función de la gravedad. Concretamente: 

Como ves, el incumplimiento puede ocasionar reclamaciones laborales y dañar la reputación del negocio. 

En los casos más graves, las empresas pueden enfrentarse a inspecciones más frecuentes o sanciones adicionales. Más aún, si hay reincidencia. 

Cómo implementar un sistema de fichaje obligatorio en tu empresa 

Para evitar esas desagradables consecuencias, es vital apoyarse en la tecnología y adoptar buenas prácticas.  

Herramientas y software como Gestión de Empleados 

Para cumplir con la Ley de Fichajes, las empresas pueden implementar diferentes sistemas de registro de jornada, entre ellos: 

• Relojes o dispositivos que registran la entrada y salida mediante identificación a través de claves de acceso. 
• Aplicaciones móviles y plataformas en la nube, ideales para trabajadores en remoto o con horarios flexibles. 
• Tarjetas de proximidad o códigos QR, utilizados en oficinas donde los empleados deben fichar de manera rápida y sencilla. 
• Software de fichaje digital para almacenar los datos de forma segura. 

Cada empresa debe elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Eso sí, hay que tener en cuenta el número de empleados, el tipo de jornada y la modalidad de trabajo.

En este punto te recomendamos Gestión de Empleados. Un software que, además de ayudarte a cumplir con el registro de jornada obligatorio, te da muchas más funcionalidades y ventajas con las que gestionar tu negocio. Y también es idóneo para despachos y asesorías. 

Buenas prácticas para garantizar el cumplimiento 

Al mismo tiempo, también es importante seguir estas buenas prácticas: 

• Informar y formar a los empleados sobre la importancia del fichaje y cómo realizarlo correctamente. 
• Elegir un sistema fiable y adaptado a tu empresa. 
• Revisar periódicamente los registros para detectar errores y corregirlos a tiempo. 
• Garantizar la protección de datos personales según la normativa de privacidad. 
• Fijar recordatorios o alertas para que los empleados no olviden fichar su jornada. 
• Facilitar el acceso a los registros a los trabajadores para que puedan consultar su historial de fichajes y detectar errores a tiempo. 

Cumplir con la Ley de Fichajes en el trabajo es tanto una obligación como una oportunidad para mejorar la gestión del tiempo y la productividad. Ahí, el sistema de fichaje obligatorio ideal evita sanciones, protege los derechos de los trabajadores y optimiza recursos.