¿Cómo contabilizar una multa de forma correcta?

Registrar contablemente una multa requiere aplicar criterios fiscales precisos para evitar sanciones adicionales. La Agencia Tributaria establece las bases normativas sobre la deducibilidad y registro de este tipo de gastos.

¿Es deducible una multa administrativa?

Esta es la pregunta más frecuente. La respuesta es tajante: no, una multa administrativa no es deducible. El artículo 15 c) de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades lo señala claramente: “no serán fiscalmente deducibles las multas y sanciones penales y administrativas, los recargos del período ejecutivo y el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo”. Es decir, son un gasto para tu empresa, pero no uno que puedas usar para pagar menos impuestos.

Ponemos un ejemplo para verlo más claro. Tu empresa obtiene un beneficio de 50.000 euros en 2025 y la AEAT te pone una sanción de 2.000 euros. En tu contabilidad reflejas un beneficio de 48.000 euros. Sin embargo, en el cálculo del Impuesto de Sociedades, la base imponible se calcula sobre 50.000 euros.

Eso sí, los intereses de demora sí pueden deducirse como gasto financiero. Esto es importante porque, en ocasiones, además de la multa, Hacienda aplica intereses por el retraso.

¿En qué cuenta contable se registra una multa?

Aunque no sea deducible, la multa debe aparecer en la contabilidad. El Plan General Contable ofrece varias opciones.

• Cuenta 678 – Gastos excepcionales. Utilizada por muchas empresas para separar las sanciones laborales o de tráfico de las fiscales.

Si trabajas con un software como CONTASOL, puedes configurar subcuentas específicas (por ejemplo, “Multas de tráfico”, “Multas laborales”) y así llevar un control más detallado.

Registrar una multa como gasto deducible puede dar lugar a ajustes en inspección y sanciones adicionales.

Ejemplo práctico de contabilización

Veámoslo ahora con calma. Para ello planteamos tres escenarios distintos:

Multa de tráfico con pronto pago. 

Te llega una multa de 600 euros por un coche de la empresa. Si pagas en 20 días, tienes un 50% de descuento, es decir, pagas 300 euros 

Asiento:

• Debe (678 – Multas y sanciones): 300 euros
• Haber (572 – Banco): 300 euros

Esto significa que apuntas el gasto en “multas”. El importe que nunca llegaste a pagar (los 300 euros de reducción) no se registra.

Multa tributaria recurrida

Hacienda propone una sanción de 1.500 euros. Tu asesor considera que lo más probable es que acabes pagando 1.200 euros.

• Paso 1: Dotar provisión (cuando recibes la notificación):
  • Debe (678 – Multas): 1.200 euros.
  • Haber (141 – Provisión para impuestos): 1.200 euros.
• Paso 2: Resolución final: Hacienda fija la multa en 1.000 euros.
  • Debe (141 – Provisión): 1.000 euros.
  • Haber (572 – Banco): 1.000 euros.
• Paso 3: Exceso de provisión (200 euros sobrantes):
  • Debe (141 – Provisión): 200 euros.
  • Haber (795 – Exceso de provisiones): 200 euros.

La explicación es que primero reservas un dinero (provisión). Cuando se resuelve, usas esa reserva para pagar y, si sobra, lo devuelves como ingreso extraordinario.

Recargo e intereses

Hacienda reclama un recargo por pagar tarde de 150 euros. Además, aplica intereses de demora: 50 euros.

Asiento:

• Debe (678 – Multas): 150 euros.
• Debe (669 – Intereses de deudas): 50 euros.
• Haber (572 – Banco): 200 euros.

Aquí la clave está en distinguir. Es decir, el recargo no es deducible, los intereses sí.

Diferencias entre multas fiscales, laborales y de tráfico

No todas las sanciones son iguales.

• Multas fiscales, que derivan de retrasos o errores en impuestos. Siempre en la cuenta 678 y nunca deducibles.
• Multas laborales, las cuales vienen de la Inspección de Trabajo, por incumplir normativas laborales. Se registran en la 678 como gasto excepcional.
• Multas de tráfico: si el coche está a nombre de la empresa, se contabilizan en 678 o en una subcuenta específica. Si el coche es del trabajador, la empresa no debería asumir ese gasto salvo que lo haya acordado.

Diferenciar estos tipos ayuda a detectar áreas de mejora. Por ejemplo, si tu empresa acumula multas de tráfico, quizá necesite un plan de movilidad o formación para conductores.

Recomendaciones contables ante sanciones

• Guarda toda la documentación: notificación, justificante de pago y cualquier recurso presentado.
• No mezcles conceptos: diferencia multas, recargos e intereses. Aunque lleguen juntos, se contabilizan de forma distinta.
• Crea subcuentas, por ejemplo, “678.1 Multas fiscales”, “678.2 Multas de tráfico”… Así sabrás de un vistazo de dónde vienen las sanciones.
• Cuenta con un sistema que te automatice la contabilidad.
• Consulta con un asesor: si la sanción es elevada o está en recurso, tu asesor te ayudará a decidir si dotar una provisión o esperar a la resolución.
• Analiza las causas: contabilizar está bien, pero lo más útil es entender por qué se producen las sanciones y corregirlo.

Y ten en cuenta que aunque las multas se registran contablemente, afectan a la base imponible del Impuesto sobre Sociedades.