¿Cómo gestionar una baja laboral? Tipos y causas

La baja laboral es una situación que puede afectar a cualquier trabajador, incluidos los autónomos y emprendedores. Ya sea por enfermedad, accidente o causas relacionadas con la salud mental, conocer bien los tipos de bajas existentes y cómo tramitarlas correctamente es clave para proteger tanto tus derechos como tu negocio.

Tipos de baja laboral: ¿Cuáles existen?

Antes de iniciar cualquier trámite, es fundamental identificar qué tipo de baja laboral estás solicitando o vas a gestionar. En España, las bajas se dividen principalmente en dos grandes categorías:

Incapacidad temporal por contingencias comunes

Es la más frecuente y se da cuando el trabajador no puede desarrollar su actividad por una enfermedad común (como una gripe fuerte), un accidente que no está relacionado con el trabajo (por ejemplo, una caída en casa) o por maternidad/paternidad.

Incapacidad temporal por contingencias profesionales

Aquí se incluyen las enfermedades profesionales (aquellas derivadas del trabajo, como lesiones musculares por posturas repetitivas) y los accidentes laborales (por ejemplo, una caída en el centro de trabajo o durante una visita a un cliente). Estas situaciones están reguladas por el Real Decreto Legislativo 8/2015, que aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.

Cada una de ellas tiene requisitos, coberturas y trámites distintos, por lo que identificarlas correctamente es el primer paso para una gestión adecuada. 

Causas más frecuentes de una baja laboral

Aunque las causas pueden variar, existen ciertos motivos recurrentes que suelen dar lugar a una baja: 

• Enfermedades comunes: infecciones, gripe, migrañas, dolencias respiratorias.
• Accidentes domésticos o de tráfico: si no están relacionados con la actividad profesional.
• Problemas musculoesqueléticos: habituales en profesiones con esfuerzo físico o trabajo en oficina sin ergonomía.
• Enfermedades profesionales: como el síndrome del túnel carpiano, lumbalgias o fatiga visual.
• Problemas de salud mental: ansiedad, estrés laboral o depresión, cada vez más reconocidos y aceptados como causa legítima de baja.

¿Cómo debes gestionar la baja laboral de un trabajador?

Cuando un trabajador de tu empresa se ve en la necesidad de solicitar una baja médica, como empresario es fundamental conocer los pasos a seguir y gestionar correctamente el proceso y cumplir con todas las obligaciones legales y administrativas. Una buena gestión no solo garantiza los derechos del empleado, sino que también evita posibles sanciones o conflictos laborales.

• Recepción del parte médico. Se gestiona a partir del Servicio Público de Salud o de la mutua, según el tipo de baja (común o profesional).
• Comunicación a la Seguridad Social. Como empleador, deberás comunicar la situación de incapacidad temporal a través del sistema RED (Remisión Electrónica de Datos) de la Seguridad Social en un plazo de tres días hábiles desde que recibas el parte.
• Gestión de nómina y cotizaciones. Durante la baja, deberás reflejar correctamente la situación del trabajador en la nómina, calcular el importe de la prestación por incapacidad y seguir cotizando por el empleado. La Seguridad Social asume parte del coste según el tipo y duración de la baja, pero el empresario suele asumir el salario en algunos casos.
• Parte de alta médica. Una vez el trabajador reciba el alta médica, deberás reflejar este cambio en los registros de la Seguridad Social, reactivando su situación laboral en la empresa.

La importancia de contar con herramientas que faciliten la gestión

Lidiar con trámites, fechas, partes médicos, comunicación con mutuas y Seguridad Social puede ser una carga añadida. Por eso, muchos autónomos y emprendedores optan por utilizar software de gestión especializado que les ayuda a automatizar tareas clave, mantener al día sus obligaciones con Hacienda y la Seguridad Social, y acceder rápidamente a documentación relevante. NOMINASOL te facilita una gestión sencilla y te libera de una carga de trabajo que a veces puede resultar engorrosa. 

Además, con estas soluciones se evitan errores que pueden provocar retrasos en cobros o incluso la denegación de prestaciones. Delegar en NOMINASOL te da la tranquilidad que necesitáis tú y tu empleado. 

Referencias legales actualizadas

• Ley General de la Seguridad Social: Real Decreto Legislativo 8/2015. 
• Orden PJC/178/2025: regula los coeficientes aplicables a mutuas para la gestión de la incapacidad temporal.
• Resolución de 30 de mayo de 2025: establece condiciones para la financiación de las mutuas.
• Modificación normativa de abril 2023: elimina la obligación del trabajador de entregar el parte médico a la empresa.