Factura electrónica B2B
Factura electrónica B2B: El Real Decreto que desarrolla la Ley Crea y Crece ya establece los plazos: 12 meses para las empresas con más de 8M€ de facturación, y 24 meses para el resto, a contar desde su aprobación.
Factura electrónica: ¿qué es, cómo funciona y cuándo entra en vigor?
La Factura Electrónica es un sistema de emisión, envío y recepción de facturas en formato digital que garantiza su autenticidad, integridad y trazabilidad. Impulsada por la Ley Crea y Crece con el objetivo de mejorar la transparencia y reducir la morosidad.
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Que es la Factura Electrónica
La facturación electrónica es un sistema de facturación digital que permite emitir, enviar y recibir facturas en formato estructurado, garantizando su autenticidad, integridad y trazabilidad.
En España, su implantación se impulsa con la Ley Crea y Crece, que establece la obligatoriedad progresiva de la factura electrónica en las operaciones entre empresas y profesionales, con el objetivo de reducir la morosidad y mejorar el control de pagos.
En la práctica, las empresas deben:
- Emitir facturas en un formato electrónico estructurado que permita su tratamiento automatizado.
- Garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de cada factura.
- Facilitar el intercambio electrónico de facturas entre empresas y profesionales.
- Permitir el seguimiento del estado de la factura (emitida, recibida, pagada).
- Conservar las facturas electrónicas durante el periodo legal establecido.
Además, los sistemas de facturación deberán adaptarse para cumplir con los requisitos técnicos definidos por la normativa, asegurando la interoperabilidad entre plataformas y la comunicación con la Administración.
Diferencias entre factura electrónica y factura digital
Uno de los errores más comunes al hablar de este tema es usar "factura digital" y "factura electrónica" como si fueran lo mismo. Pero, no lo son, y confundirlas puede llevarte a creer que estás cumpliendo con la ley cuando en realidad no es así.
A continuación, se muestran 10 criterios relevantes para entender la diferencia, con especial atención a las implicaciones legales y sancionadoras que entran en vigor con la Ley Crea y Crece y el sistema VeriFactu.
Factura digital
Factura electrónica
Definición
Documento en formato digital (PDF, imagen, Word) equivalente a una factura en papel
Documento con estructura de datos estandarizada (XML, FacturaE) procesable por sistemas informáticos
Formato
PDF, imagen, archivo de texto. Sin estructura fija
XML estructurado, FacturaE, UBL, o equivalente homologado por la AEAT
Firma digital
No
No requiere firma electrónica
No requiere firma electrónica
Sí
Obligatoria. Certifica autenticidad e integridad
Obligatoria. Certifica autenticidad e integridad
Envío
Correo electrónico como adjunto, descarga, enlace
Plataformas homologadas de intercambio o solución pública de la AEAT
Procesamiento automático
No
Requiere lectura e introducción manual
Requiere lectura e introducción manual
Sí
Los sistemas la leen e integran sin intervención humana
Los sistemas la leen e integran sin intervención humana
Código QR / verificación AEAT
No
Sí
Incluye QR verificable en la sede electrónica de la AEAT
Incluye QR verificable en la sede electrónica de la AEAT
Validez legal en B2B (tras entrada en vigor)
No
No cumple con la Ley Crea y Crece
No cumple con la Ley Crea y Crece
Sí
Formato legalmente exigido entre empresas y autónomos
Formato legalmente exigido entre empresas y autónomos
Validez legal en B2G (AAPP)
No
Obligación desde 2015 para facturas a la Administración
Obligación desde 2015 para facturas a la Administración
Sí
Software necesario
Cualquier editor (Word, Excel, generador de PDF)
Software certificado por la AEAT que cumpla VeriFactu y los requisitos del RD 238/2026
Conservación obligatoria
Parcial
Puede imprimirse y archivarse en papel
Puede imprimirse y archivarse en papel
Sí
Mínimo 4 años en formato electrónico original con firma intacta
Mínimo 4 años en formato electrónico original con firma intacta
Riesgo de sanción
Hasta 10.000 € por no emitir el formato correcto en B2B
Cumple la normativa. Evita sanciones de hasta 50.000 €/ejercicio
Obligatoriedad de la factura electrónica
La obligación de emitir facturas electrónicas en España no es una legislación nueva. Desde 2015, cualquier empresa o profesional que facture a una Administración Pública (contratos públicos, suministros al Estado, servicios a organismos oficiales) ya está obligada a hacerlo en formato electrónico, en virtud de la Ley 25/2013. Esta obligación está completamente consolidada y no tiene excepciones para las empresas.
El verdadero cambio, el que afecta al conjunto del tejido empresarial español, viene de la mano de la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece). Su artículo 12 establece que todas las empresas y autónomos establecidos en España deberán emitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios o profesionales, es decir, en operaciones B2B.
Verifactu
VeriFactu: La Ley Antifraude (Ley 11/2021) y su desarrollo técnico a través del sistema VeriFactu (Real Decreto 1007/2023) imponen otra obligación diferente pero complementaria: que el software de facturación utilizado cumpla con requisitos técnicos de integridad, inalterabilidad y trazabilidad. La fecha de obligatoriedad para las sociedades mercantiles es el 1 de enero de 2027, y para los autónomos el 1 de julio de 2027.
Son dos obligaciones distintas con dos calendarios distintos: una afecta al formato de la factura que intercambias, la otra al programa con el que la generas.
¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?
La pregunta parece sencilla, pero la respuesta tiene más capas de lo que parece. En España conviven en este momento dos obligaciones distintas, VeriFactu y la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece, con calendarios diferentes y ámbitos de aplicación que no siempre coinciden. Entender qué te afecta a ti, y desde cuándo, es el primer paso para no cometer errores.
La factura electrónica. Están obligados a emitirla los empresarios y profesionales que deban expedir y entregar facturas por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, cuando el destinatario de la operación sea también un empresario o profesional. Esto abarca a cualquier sociedad mercantil, profesional autónomo, comunidad de bienes o entidad con actividad económica establecida en España que facture a otro empresario o profesional con sede en territorio español.
¿Quiénes están exentos de la factura electrónica?
La obligación de emitir factura electrónica bajo la Ley Crea y Crece aplica solo a operaciones B2B entre empresarios y profesionales establecidos en España. Estás exento si:
- Facturas a un consumidor final (B2C), salvo que el cliente pida expresamente factura electrónica.
- Una de las partes no tiene sede, establecimiento permanente ni domicilio habitual en España.
- Emites facturas simplificadas (no aplica a las cualificadas, que sí incluyen NIF y cuota de IVA del profesional destinatario).
- Tu actividad está en régimen especial de recargo de equivalencia o en el régimen simplificado del IVA.
- Eres autónomo en módulos (estimación objetiva), salvo que un cliente profesional te pida factura completa.
- Eres agricultor, ganadero o pescador en Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca exento de IVA.
Un fontanero que trabaja para particulares podrá seguir entregando facturas en papel o PDF a esos clientes.
Sanciones por incumplimiento de la facturación electrónica
El incumplimiento de las nuevas obligaciones de facturación puede dar lugar a sanciones por dos vías distintas: la factura electrónica obligatoria regulada por la Ley Crea y Crece y los requisitos de los sistemas de facturación establecidos por la Ley Antifraude.
Por no emitir factura electrónica (Ley Crea y Crece):
hasta
10.000 €
Por usar software no conforme (Ley Antifraude):
hasta
50.000 €
por ejercicio
Además, las infracciones relacionadas con software diseñado para ocultar ventas o manipular la información tributaria pueden conllevar sanciones aún más graves.
Lo más importante es que, en determinados supuestos, no es necesario que exista fraude fiscal acreditado: el simple uso de sistemas que incumplan la normativa ya puede ser sancionable.
Características de la Factura Electrónica: ¿Cómo funciona?
La factura electrónica funciona de forma muy similar a una factura tradicional, pero en formato digital y con mayor automatización.
En lugar de crear un documento en papel o un simple PDF, se genera una factura electrónica mediante un software de facturación que incorpora toda la información necesaria para que pueda ser leída y procesada automáticamente por empresas, asesorías y administraciones.
Esto permite agilizar los envíos, reducir errores, mejorar el control de cobros y pagos y garantizar una mayor trazabilidad de cada factura durante todo su ciclo de vida.
Cómo hacer una factura electrónica
Emitir una factura electrónica va más allá de generar un PDF y enviarlo por correo. Requiere utilizar herramientas compatibles y seguir un proceso específico.
Paso 1: Elige un software de facturación compatible
Necesitas un programa capaz de generar facturas en formato electrónico estructurado (XML o equivalente), compatible con el Real Decreto 238/2026 y con la solución pública de la AEAT. Si usas Excel, Word o PDFs, tendrás que actualizar tus herramientas.
Paso 2: Configura correctamente los datos fiscales
Verifica que el software contiene correctamente el NIF, razón social, domicilio fiscal y demás datos identificativos de la empresa: un error aquí puede invalidar la factura.
Paso 3: Completa todos los campos obligatorios
La factura debe incluir número, fecha, datos del emisor y receptor, descripción de la operación, base imponible e IVA, generada en un formato estructurado reconocido por los sistemas informáticos.
Paso 4: Garantiza la autenticidad e integridad
La factura debe garantizar su autenticidad e integridad mediante los mecanismos previstos por la normativa; en el intercambio por plataformas privadas, se requerirá firma electrónica avanzada.
Paso 5: Envía la factura por el canal adecuado
A la Administración, vía FACe o el portal habilitado. Entre empresas, mediante plataformas privadas interoperables o la solución pública de la AEAT cuando esté disponible.
Paso 6: Gestiona los estados de la factura
La Ley Crea y Crece obliga a informar del estado de la factura: aceptación, rechazo o pago, para mejorar la trazabilidad y reducir la morosidad.
Paso 7: Conserva la factura durante el plazo legal
Debe conservarse en su formato original mínimo 4 años y estar accesible ante una inspección; no basta con archivarla como PDF si el original es un formato estructurado.
¿Qué necesito para adaptarme?
Para adaptarte necesitas un software que permita crear, emitir, enviar y recibir facturas electrónicas de forma segura, gestione los estados de cada factura y conserve los documentos durante el plazo legal.
TeamSystem ofrece soluciones de facturación y gestión empresarial con la capacidad de trabajar con FACe y garantiza la adaptación a la normativa de la factura electrónica impulsada por la Ley Crea y Crece en el momento que sea obligatoria.
Ambos programas ofrecen cumplimiento garantizado, actualizaciones automáticas y soporte técnico especializado para acompañarte en todo el proceso de adaptación.
Solución de facturación para empresas que requieren más control sobre el stock y los procesos administrativos. Adaptado a VeriFactu y la factura electrónica
- Permite emitir facturas electrónicas con firma digital.
- Generación de informes personalizados.
- Fácil de integrar con sistemas contables.
Software de facturación online para autónomos y micropymes. Permite crear facturas en segundos. Adaptado a VeriFactu y la factura electrónica
- Interfaz intuitiva y accesible desde cualquier dispositivo y lugar.
- Seguimiento de estados de emisión y envío de facturas.
- Control de stock y gastos, con enlace a contabilidad.
Tipo de cliente ideal
Autónomos y freelancers
Empresas
Gestión de stock
Sí, básica
Sí, avanzada
Documentos de compra y venta
Facturas recibidas, gastos y ciclo de venta avanzado, así como recurrentes
Ciclos completos de compra y venta, así como gestión de facturas recurrentes
Factura electrónica
Sí, adaptado a VeriFactu, FACE, TicketBAI
Sí, adaptado a VeriFactu, FACE, TicketBAI y SII
Acceso multiplataforma
100% online, accesible desde cualquier dispositivo, por navegador o APP móvil total (iOS & Android)
Aplicación para Windows. Datos en local o nube
APP Móvil solo consulta, FS - Próximamente para iOS & Android
APP Móvil solo consulta, FS - Próximamente para iOS & Android
Interfaz y facilidad de uso
Muy intuitiva y fácil de usar
Fácil de usar, completa y más técnica
Validez legal en B2B (tras entrada en vigor)
No
No cumple con la Ley Crea y Crece
No cumple con la Ley Crea y Crece
Sí
Formato legalmente exigido entre empresas y autónomos
Formato legalmente exigido entre empresas y autónomos
Enlace contable y entorno colaborativo con asesoría
Sí
Sí
Software necesario
Cualquier editor (Word, Excel, generador de PDF)
Software certificado por la AEAT que cumpla VeriFactu y los requisitos del RD 238/2026
Precio
Planes desde 6,6 €/mes
Planes desde 20 €/mes
¿Por qué elegir TeamSystem?
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Ventajas de utilizar la factura electrónica
La factura electrónica digitaliza la facturación, transforma la forma de gestionar el negocio y lo hace más ágil, seguro y eficiente.
Ahorro de tiempo y costes.
Elimina tareas manuales como impresión, envío postal o archivo físico.
Menos errores y mayor control.
Al trabajar con datos estructurados, se minimizan errores humanos.
Mejora del control de cobros.
Conoces el estado de cada factura (emitida, recibida, aceptada, pagada) en tiempo real.
Acceso y trazabilidad total.
Todo queda registrado digitalmente, accesible en cualquier momento y listo para auditorías.
Mayor eficiencia y automatización.
Se integra con contabilidad, bancos y gestión, evitando duplicidades.
Mejora de la relación con clientes y proveedores.
Facilita el intercambio de información y aporta transparencia comercial.
Cumplimiento normativo garantizado.
Evitas sanciones y llegas preparado a los nuevos requisitos de la Ley Crea y Crece.
Normativa de la facturación electrónica
La facturación electrónica en España no está regulada por una única norma, sino por un conjunto de leyes y reglamentos que se superponen y complementan. Conocerlos es importante para entender qué te afecta, cuándo y por qué motivo.
Ley Crea y Crece
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, establece en su artículo 12 la obligación de todas las empresas y autónomos de expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales (B2B). Esta ley marcó el punto de inflexión en la digitalización de la facturación privada en España, extendiendo una obligación que hasta entonces solo existía en las relaciones con la Administración Pública.
La Ley Crea y Crece establece además que el receptor de la factura debe poder descargarla, acceder a ella y conservarla durante el período legal, sin coste adicional. También obliga a informar del estado de la factura —aceptada, rechazada, pagada— lo que supone una novedad relevante respecto al sistema anterior.
El Real Decreto 238/2026, aprobado el 25 de marzo de 2026, regula el funcionamiento técnico del sistema de facturación electrónica en España, definiendo los formatos admitidos, los requisitos de interoperabilidad entre plataformas privadas y las condiciones de acceso a la solución pública de la AEAT. Una orden ministerial de desarrollo, publicada en abril de 2026 y en audiencia pública hasta el 8 de mayo de 2026, completa el marco técnico.
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TicketBAI
TicketBAI es el sistema de control de facturación impulsado por las Haciendas Forales del País Vasco —Álava, Bizkaia y Gipuzkoa— con un objetivo claro: garantizar la trazabilidad de todas las operaciones económicas y eliminar el software que permite llevar doble contabilidad. Obliga a utilizar un software de facturación que genere un fichero electrónico firmado, un código identificativo único y un código QR en cada factura emitida, que se transmite automáticamente a la Hacienda Foral correspondiente.
La diferencia con VeriFactu es territorial: TicketBAI aplica en el País Vasco (obligatorio para todos desde 2022-2023; en Bizkaia, sin excepciones desde el 1 de enero de 2026) y VeriFactu en el resto de España. Navarra, pese a su régimen foral propio, no ha implantado TicketBAI, aunque avanza hacia VeriFactu.
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Preguntas Frecuentes
¿En qué consiste la factura electrónica?
Es un sistema de emisión, envío y recepción de facturas en formato digital estructurado, que permite su automatización, trazabilidad y control, garantizando su validez legal.
¿Qué empresas están obligadas a adaptarse?
Todas las empresas y profesionales que realicen operaciones entre empresas o autónomos (B2B) deberán emitir y recibir facturas electrónicas.
¿En qué se diferencia la factura electrónica del SII?
El SII (Suministro Inmediato de Información) es un sistema de envío de datos de facturación a la AEAT para determinadas empresas, mientras que la factura electrónica regula el formato y el intercambio digital de facturas entre empresas.
¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y VeriFactu?
La factura electrónica regula cómo se emiten e intercambian las facturas entre empresas, mientras que VeriFactu controla los sistemas de facturación y el registro de las facturas para garantizar su integridad y trazabilidad ante la AEAT.
¿Es obligatorio enviar las facturas a la AEAT en tiempo real?
No en todos los casos. La factura electrónica no implica necesariamente el envío automático a la AEAT, salvo en sistemas específicos como VeriFactu o el SII.
¿Qué leyes regulan actualmente la facturación electrónica en España?
Ley 25/2013 (B2G), Ley 11/2021 Antifraude + RD 1007/2023 (VeriFactu), Orden HAC/1177/2024 (especificaciones técnicas), Ley 18/2022 Crea y Crece + RD 238/2026 (factura electrónica B2B), RD 1619/2012 (Reglamento de facturación general). En el País Vasco, TicketBAI; en Navarra, régimen foral propio.
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